A diagramokat hagyományosan vagy munkalapon vagy önálló diagram oldalon hozzuk létre. Az alábbi technikával önálló diagramlapon tudunk létrehozni több diagramot, amelyek így egyszerre áttekinthetők és összevethetők.

Az illusztrációként szolgáló fájl letöltése.

Első lépésben létrehozzuk a keretként szolgáló diagramlapot. Ehhez jelöljünk ki egy üres cellát a munkafüzetünkben és nyomjuk meg az F11 billentyűt és nevezzük át tetszés szerint.

Tipp: amikor önálló diagramlapokkal dolgozunk, érdemes a Nézet menüből Az ablak méretével parancsra kattintani. Ezzel a diagramot úgy méretezzük át automatikusan, hogy a rendelkezésre álló ablakot pontosan kitölti, és szükségtelenné válnak a gördítősávok.

Második lépésben a munkalapon hozzuk létre a kívánt diagramokat. Állítsuk be szükség szerint az adatokat, de ebben a szakaszban a formázási beállításokkal (pl. betűméret, elemek elhelyezése) még ne foglalkozzunk.

A következő teendő az egyes diagramok összegyűjtése az üres diagramlapon. A diagramokra a jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből válasszuk a Hely parancsot. A megjelenő panelen jelöljük ki az Objektumként itt rádiógombot és a legördülőből válasszuk az előzetesen létrehozott önálló diagramot. Ismételjük meg ezt az összes, munkalapon lévő diagramunkra.

Rendezzük el a diagramlapon az egyes diagramokat tetszésünk szerint. Most érdemes a formázásokat, címeket, betűméreteket beállítani, és a lap kinézetét optimalizálni.

Ez a technika a kimutatásokon alapuló diagramokkal is működik, ilyen megoldást tartalmaz az itt letölthető minta is.

Ha van egy olyan névlistánk, amelyben a teljes (vezetéknév és keresztnév) nevek egy oszlopban szerepelnek, ilyenformán:

és a további felhasználás miatt külön oszlopban szeretnénk szerepeltetni a vezetékneveket és a keresztneveket, akkor ez manuálisan a lista hosszától függően óriási munka lehet. Szerencsére az Excel szövegfeldolgozó képletei némi ügyeskedéssel kitűnő megoldást kínálnak a problémára.

Az alapeset

Az első teendőnk megkeresni minden névben a vezetéknév és a keresztnév közötti szóközt, mert ennek alapján tudjuk majd a két szót szétválasztani. Ezt a SZÖVEG.KERES  (angolul FIND) függvény fogja nekünk elvégezni. A függvény első argumentuma a keresett karakter, jelen esetben a szóköz, a második argumentum az a szöveg vagy hivatkozás, amiben ezt a karaktert keressük, vagyis a teljes név.

Írjuk az alábbi képletet a B2 cellába:

=SZÖVEG.KERES(" ";A2)

Ezt kapjuk:

Tehát a szóköz a 6. karakter a szövegben, ami azt is jelenti, hogy a vezetéknév ötbetűs. Ebből a BAL (angolul LEFT) függvény segítségével el tudjuk különíteni az első szóköz előtti karakterláncot. Az első argumentum a teljes szöveg, a második az a szöveghossz, amit eredményképpen látni szeretnénk. A C3 cellába írjuk tehát ezt:

=BAL(A2;B2-1)

És itt az eredmény:

Az utónév elkülönítéséhez két újabb függvényre lesz szükségünk. A KÖZÉP (angolul MID) függvény egy karakterlánc közepéről megadott helytől kezdve egy adott hosszúságú karakterláncot eredményez, a HOSSZ (angolul LEN) függvény pedig egy adott karakterlánc hosszát adja vissza. Írjuk a D3 cellába a következő képletet:

=KÖZÉP(A2;B2+1;HOSSZ(A2))

A KÖZÉP függvény argumentuma azt mondja meg, honnan kezdve szeretnénk eredményt kapni. Mivel a szóköz a 6. karakter, hozzá kell adnunk 1-et. A függvény harmadik argumentuma a HOSSZ(A2), melynek értéke ez esetben 11, az A2 cella szövegének hossza. Ez több, mint amire szükségünk van, de ez nem baj, mert csak az a fontos, hogy rövidebb ne legyen.

A kapott eredmény a kiinduló példára ez lesz:

Ezzel a feladatot alapszinten megoldottuk. Gyakorlottabb Excelmesterek persze a B oszlopot kihagyhatják és a SZÖVEG.KERES képletet beágyazhatják a C és D oszlop képleteibe.

Ha letöltjük a példát, és elkezdünk játszani az A oszlopban szereplő nevekkel, hamar rájövünk, hogy ezt az alapszintű megoldást azért elég könnyen zavarba lehet hozni. Ha a névben egynél több szóköz szerepel (Déryné Széppataki Róza), akkor a kapott eredmény már nem az lesz, amit esetleg szeretnénk, ha pedig a Teljes név egytagú (Alfonzó), akkor bizony a megoldásunk teljesen összeomlik. Természetesen ezekre újabb képletek bevonásával fel lehet készülni - ezt egy másik alkalommal fogjuk ismertetni.

Az alábbiak egy olyan munkafüzet felépítését mutatják be, amelyet időről időre frissítünk az aktuális adatokkal, és azt várjuk tőle, hogy a naprakész információkat standard formában megbízhatóan mutassa be, frissítése egyszerű és felhasználóbarát legyen.

A funkciók elkülönítése

A legfontosabb alapelv, hogy az munkafüzetben szereplő, egymásra épülő funkciók külön munkalapfülön helyezkedjenek el. Egy tipikus munkafüzetben általában a következő funkciók vannak:

Adatforrás

Ez az a terület, ahol az összes számításhoz szükséges forrásadat megjelenik -- ezekkel végezzük majd a számításokat. Az adatforrás lehet manuális beírt adatsor, külső munkafüzet, vagy külső adatbázis lekérdezése. Ha többféle adatforrás is szerepel, mindenképpen külön munkalapon helyezzük el, és természetesen érdemes beszélő nevet adni a fülnek. A "data", "datasource", "adatok", "odbcqry" nevek azonosíthatják ezeket a füleket.

Rendkívül fontos alapelvek, hogy ezek a táblázatok homogének legyenek -- egy lapon egyféle adatsor szerepeljen; ne legyenek benne üres sorok -- vagyis legyen legalább egy oszlop, amelynek minden sora tartalmaz adatot; egy oszlop egyféle adatot tartalmazzon (szöveg, szám, dátum stb.). Ezt a táblát a legtöbb esetben a véletlen módosítás elekerülése végett érdemes elrejteni illetve védelemmel ellátni.

Beállítások

Nemegyszer használunk olyan paramétereket, amelyekre a számítások során valamelyik képlet hivatkozik, és ha ritkán is, de változhatnak, és emiatt nem célszerű közvetlenül a képletbe beírni. Ilyen lehet egy értékesítési statisztikánál a naptári időszak megadása, vagy egy területi paraméter (pl. megye) megadása. Ezeket a paraméterek -- különösen, ha több van belőle és esetleg el is akarjuk majd rejteni a felhasználó elől -- célszerű egy külön lapon tartani. Rendszerint a fantáziadús "admin" nevet szoktam alkalmazni.

Számítások

Ez az a terület, ahol a nyers adatok feldolgozása történik, az adatforrásra és a beállításokra hivatkozó képletek segítségével. Ha több ilyen található, célszerű az elnevezésben a beszélő név alkalmazása.

Ezek a lapok végzik el munkafüzetünk érdemi munkáját, vagyis feldolgozzák a nyers adatokat és kiszámítják azokat a származtatott információkat, amelyeket a felhasználóval meg akarunk osztani. Komplikáltabb számítások esetén több ilyen munkalap is lehet, amelyek akár az adatforrásra, akár egymásra is hivatkozhatnak. A számítások lapja(i) "üzemi terület", ahová nem érdemes beengedni a felhasználót, az elrejtés és védelem itt is indokolt.

Publikus felületek

A felhasználónak szánt terület, ahol a számítások végeredménye kerül. Ennek a felületnek a célja az adatok prezentálása, tehát kialakításánál előtérbe kell helyezni a vizuális szempontokat. Itt van helye a formázási tudomány megcsillogtatásának. Természetesen a lapfül neve legyen rövid, de kifejező, ha több ilyen fül is van, akár színezhetjük is.

A publikus felületen elhelyezhetünk diagramot is, bár ezt csak akkor javaslom, ha kevés adatot tartalmazó, viszonylag egyszerű diagramunk van -- egyébként érdemes külön diagramfülön elhelyezni.

Bizonyos esetekben interaktív elemeket is elhelyezhetünk, pl. választási lehetőségeket kínálhatunk fel a felhasználónak rendezésre, szűrésre. Ezekre az igényekre jól megfelelnek az egyes űrlap elemek (listák, választókapcsolók stb.)